Muita gente trata as faturas de energia elétrica como um simples boleto. Não é raro ver casos em que a conta de luz é encaminhada diretamente para o “contas a pagar” e nem chega a passar na mão de um gestor industrial. O fato é que a fatura de energia, ou “conta de luz” é um documento que tem muitos dados fundamentais para a gestão energética de uma unidade consumidora e, por isso, deve passar por um processo de arquivamento e processamento organizado. Como sabemos que gestão da conta de energia é um desafio, nesse post vamos dar algumas dicas sobre como organizar unidades consumidores e gerir esse histórico de faturas.
Algumas dicas simples podem ser aplicáveis com diferentes níveis de utilidade para gerir meia dúzia ou milhares de ativos. Vamos separar abaixo as melhores sugestões para cada caso, mas de qualquer forma o conhecimento sobre termos como demanda e consumo energético precisam ser compreendidos completamente antes de partir para um sistema de gestão. Se precisar, neste outro artigo detalhamos essa diferença.
Preciso gerir uma ou algumas unidades consumidoras
Esse é o caso em que soluções “caseiras” ainda são aceitáveis para a gestão da conta de energia. Para evitar de gastar tempo com a solicitação de segunda via da fatura ou ficar perdido em uma pilha de documentos todos muito parecidos é importante garantir o recebimento da via virtual e também manter um histórico de dados acessível.
- Cadastre um email para receber suas faturas de forma digital em sua concessionária, permissionária ou distribuidora;
- Marque o domínio (@) da concessionária como um remetente seguro no seu email para que não vá para caixa de spam;
- Mantenha dados de login e senha dos sistemas organizados para o caso de necessitar fazer download de alguma segunda via de fatura;
- Defina os campos de interesse dentro da fatura;
- Padronize uma planilha para manter um histórico de dados;
- Separe uma pasta com um histórico de 5 anos dos arquivos digitais.
Preciso fazer a gestão da conta de energia de centenas ou milhares de unidades consumidoras ou minha unidade consumidora tem um consumo acima de R$ 40 mil por mês
Quando esse é o caso, realmente o problema começa a ficar ingerenciável sem o auxílio de um sistema automatizado ou pelo menos semi automatizado de processamento de faturas de energia. Não só um sistema como também a integração dele com outros sistemas de pagamento e gestão de energia por exemplo. Vamos objetivamente aos pontos que, se você é responsável por gerir essa quantidade de ativos, certamente vai usar!
- Automatize a coleta/recebimento de faturas de energia elétrica (recebendo via email ou via RPA (robotic processing automation));
- Defina os campos de interesse dentro da fatura (ex.: Consumo, Demanda contratada e etc…);
- Mesmo que hoje seu interesse seja apenas o pagamento das faturas e só os dados de valor total (R$) e código de barra são interessantes, considere a possibilidade de iniciar a coleta das informações mais técnicas também. Elas serão extremamente úteis quando decidir por procurar oportunidades de economia de energia no futuro. Elas também podem ser usadas para iniciar um trabalho de criação de indicadores de eficiência energética.
- Mantenha um banco de dados em que seja possível armazenar campos de interesse;
- Integre o sistema de coleta e processamento de faturas com seu sistema de gestão ou contábil (assim você evita atrasos e multas e tem visibilidade do que já foi pago e quando);
- Não se esqueça de integrar o histórico de faturas de energia elétrica no banco de dados;
- Desenvolva visualizações dos dados que façam sentido para o seu negócio e auxiliem nas suas práticas de gestão (não só contábil, mas também de energia elétrica). Lembre-se que existem muitas oportunidades de economia que podem surgir apenas ao avaliar estes dados, dê uma olhada neste post focado nisso para ter uma idéia melhor do que pode ser feito: Gestão de faturas de energia elétrica | CUBi.
Essas dicas, apesar de parecerem simples, são fundamentais para que a gestão de faturas de energia elétrica não se torne um processo descontrolado. Vamos fazer uma conta simples: se temos 100 unidades consumidoras em alta tensão, com aproximadamente 40 campos relevantes a serem coletados em cada fatura, no final do ano são 48 mil pedaços de informação que deve ser considerado para tomadas de decisão ao longo do ano. Diversos de nossos clientes, precisavam contratar funcionários exclusivamente para digitar os dados das faturas de energia. Conseguem imaginar o quanto de tempo e recurso financeiro isso pode significar para uma empresa?
Na CUBi temos mais de mil ativos em gestão e contamos com um sistema preparado para comportar o processamento de milhares de faturas mensalmente. Nosso sistema é preparado para monitorar as faturas, identificar oportunidades de melhoria e economizar tempo dos gestores, se interessar dá uma olhada aqui.
Quer saber mais? Entre em contato conosco!
