Rateio de Energia e Rateio de Custos: como fazer?

O termo rateio de energia ou rateio de custos é bem comum e bastante utilizado dentro das empresas. O rateio de energia nada mais é que uma divisão de energia ou de valores financeiros dentre elementos de um processo.

O termo é muito comum pois divisões ou alocações de custos de energia podem ser necessários em muitas situações diferentes, com objetivos diferentes e claro, com impactos diferentes quando mal feitos.

A mensagem importante é que se energia faz parte de um processo e é um elemento relevante, ela provavelmente compõe a matriz de custos do negócio e merece atenção na hora de ser gerida. Um exemplo é a importância do rateio em um sistema de monitoramento como o que temos aqui na CUBi. 

Quem precisa realizar um rateio de custos de energia?

• Rateio de custo de Inquilinos / espaços alugados

Este talvez seja um dos mais fáceis de entender. Podemos pegar os exemplos mais diretos, onde uma pessoa ou empresa está alugando um espaço que pode ser compartilhado com outras. Ex: Galpões logísticos, condomínios industriais, salas comerciais, a famosa divisão de contas de luz entre os inquilinos, com um relógio único.

Vamos pelo condomínio industrial: Faz sentido que sua empresa que alugou um galpão em um local com dezenas de galpões, pague apenas pela energia utilizada no seu espaço, certo? Normalmente um condomínio industrial possui uma única entrada de energia para todos os galpões e a distribuidora de energia não discrimina qual empresa está consumindo energia.

É necessário então o gestor do local fazer o Rateio da conta de energia para seus condôminos. Podemos pensar no consumo de energia em um centro comercial.

• Rateio de custo de energia por centro de custo / setor da empresa

O mais comum provavelmente que vemos dentro de ambientes de empresas é o rateio de energia por centro de custo ou setores da empresa. Existe aqui uma necessidade de ratear ou dividir a conta total de energia da empresa por setores ou centros de custo, para que cada área possa arcar com seus próprios custos.

• Rateio de custo de energia em produtos

Um dos rateios que mais exige atenção e ferramentas adequadas para seja feito de forma correta é o de custos de energia por produtos. Ele pode ser considerado um passo além do que comentei no rateio por centro de custos, já que agora a empresa é capaz de saber a participação de cada produto no custo de energia da empresa ou mesmo cada unidade de cada tipo de produto.

Dessa forma, o gestor passa a ter a ter o poder de adicionar energia na lista de insumos que compõe o produto: como X litros de água, y kg de matéria prima e Z kWh de energia.

E como pode ser feito esse rateio de energia?

Existem várias maneiras de se realizar essas divisões de consumo e de custo, vários tipos de rateio, indo dos mais simples até aos mais complexas, com investimentos grandes ou pequenos (nossa equipe pode mostrar exemplos parecido com o seu perfil!).

Vou detalhar alguns dos mais comuns dos meios de como fazer rateio que encontramos por aí no mercado:

• Rateio simples

O bom e velho: “divide tudo igual”. Seja para um local com vários galpões, ou uma empresa com vários centros de custo e diferentes produtos, algumas empresas preferem simplesmente dividir a conta igualmente para todos sem considerar as características de cada local. Ato mais comum quando energia não é algo muito custoso dentro da produção.

• Rateio por estimativa técnica

O mais comum de como fazer rateio por estimativa técnica que se encontra por aí por ser de certa forma simples (mas não quer dizer que realmente traz números corretos). As empresas encontram elementos que indicam uma certa proporcionalidade entre estes e o consumo energético.

Um exemplo fácil disso é um escritório comercial alugado com várias empresas dentro. O consumo de energia provavelmente está associado ao número de pessoas que utiliza o local. Claro que nem todos usam a mesma quantidade de energia todos os dias, mas mesmo assim existe essa correlação, então os gestores podem cobrar empresas que alugaram o espaço por número de funcionários que usam o espaço, onde empresas maiores, com mais pessoas irão pagar mais e empresas menores irão pagar menos.

Outra maneira bastante comum é por área (metragem quadrada), onde assume-se que empresas que ocupam maiores áreas irão consumir mais energia que outras que ocupam menos. Ambas abordagens fazem sentido de certa forma.

Outro exemplo clássico ocorre dentro da produção industrial. Como os processos podem variar muito e o maior consumo de energia provém do uso de máquinas (ao invés de computadores e tomadas como em um escritório), são elas a base fundamental para a estimativa de rateio.

Os funcionários técnicos levantam informações das máquinas de cada setor e usam essas informações normalmente provindas do manual dos equipamentos para estimar seu consumo dentro do mês. E com base nesses palpites, a energia é dividida entre os diversos centros de custo e até entre linhas de produto.

Existem vários problemas com essa abordagem, que jajá eu vou aprofundar.

• Com medição e monitoramento

O formato menos frequente quando comparado aos anteriores, mesmo sendo o que entrega uma solução bem mais simples e confiável para os gestores. Ele está baseado no uso de medidores de energia para o monitoramento de cada elemento de interesse no processo.

São muito comuns na primeira categoria que citei lá em cima, para rateio de inquilinos em condomínios comerciais de maior porte, em condomínios industriais e centros logísticos, o que faz sentido, pois são situações de atrito entre empresas locatárias e locadoras e se tornam ferramenta essencial para que a transparência das cobranças seja mantida.

Isso não quer dizer que não existam problemas e desconfianças. Não é incomum sermos procurados por empresas que locam espaços e sentem que sua cobrança, mesmo com medidores de energia, está fora do esperado.

Esse formato é bem menos comum em processos produtivos, onde deve-se dividir a energia por centros de custos e menos ainda quando o assunto é realizar o rateio de energia entre os produtos da empresa.

É até engraçado que seja tão incomum, ainda mais quando pensamos no tipo de retorno que uma ferramenta do tipo pode trazer para as empresas. Se quiser saber um pouco mais dessa opção de monitoramento, esse artigo aqui é bem útil: clique aqui

Por que é importante realizar o rateio CORRETO de custos de energia?

Vou quebrar esta resposta pois ela se aplica de forma diferente para cada uma das situações que fomos descrevendo até aqui.

• Ser justo e transparente na cobrança de inquilinos: Como alguém que aluga um espaço, você/sua empresa não querer pagar pela energia utilizada por outra empresa que reside ao lado. Os locatários sempre querem pagar apenas o que devem e precisam de transparência para saber exatamente quanto consumiram e em que momento do mês. Os sistemas de monitoramento (ao menos os mais atuais) acabam por suprir essa demanda, onde cada inquilino pode acompanhar seu consumo e custo de energia em tempo real. Isso diminui surpresas e atritos entre as partes.
• Onerar áreas de sua empresa corretamente: É mais do que justo que cada área ou centro de custo da empresa arque com seu próprio consumo energético. Imagino que seja fácil de perceber que a estratégia mais comum de pegar “dados de placas” das máquinas ou de seus manuais e assumir a quantidade de horas por mês que cada uma é usada é algo MUITO difícil de acertar.

Temos um exemplo real que sempre utilizamos nessa situação:

Fomos contratados certa vez por um cliente que tinha certeza de um problema em seu Chiller. O equipamento já havia sido trocado há 2 anos (por uma quantia considerável) e mesmo assim, o consumo de energia total da empresa nunca reduzia.

Antes de iniciarmos o projeto, o próprio cliente indicou que dentre seu consumo total, o Chiller compunha cerca de 50% (segundo o conhecimento deles). Depois de instaladas as medições e iniciado o projeto, descobrimos que o Chiller era menos do que 10% da custo total da energia do cliente.

O local não tinha alta complexidade, só possuía um Chiller e mesmo assim, a equipe técnica local estava muito longe de estar correta. É exatamente este tipo de cenário que as empresas enfrentam na hora de fazer essa divisão através de aspectos técnicos.

Não é culpa da equipe técnica que as ferramentas necessárias não estão disponíveis e é muito incomum (raros casos) em que a equipe local realmente consegue “chutar/adivinhar” o percentual (%) de energia e de custos que cada equipamento contribui na conta.

Existem dois impactos bem diretos desse tipo de abordagem que são comuns de encontrar nas empresas. Um é que as áreas percebem que não importam seus esforços em projetos de eficiência energética ou melhorias de processo, já que a energia é rateada de forma artificial, os benefícios e resultados nunca farão diferença.

Apenas com um sistema transparente de monitoramento seria possível incentivar as áreas a melhorar e medir seus resultados.  E o segundo, vale um tópico próprio:

• Descobrir quais processos ou produtos não valem a pena e a lucratividade de cada produto: Ponto EXTREMAMENTE importante mas que pouquíssimas empresas conseguem fazer. Ele consiste em identificar com precisão quantos R$ de energia, por exemplo, são gastos para produzir uma única unidade de produto (ou um litro, tonelada, etc..).

É o mesmo que pegar uma lista de materiais que compõem a receita de um produto e adicionar a linha ENERGIA com bastante exatidão. NÃO É INCOMUM ao implementar projetos do tipo, as empresas descobrirem que vários produtos nem valem a pena financeiramente serem fabricados e estão ali só pra atrapalhar a lucratividade do negócio. São produtos que custam mais em energia para serem fabricados do que é cobrado no preço de venda.

Outra uso muito forte dessa informação do custo de energia por unidade é o acompanhamento da eficiência da produção ou dos contratos de energia. 

Existem vários outros cenários onde o rateio de energia ou de custos de energia podem ser utilizados e são necessários. O rateio é um dos usos mais simples de um sistema de monitoramento como o que temos aqui na CUBi. 

Rafael Turella

Engenheiro ambiental pela UNESP e mestre em Sistemas Sustentáveis com ênfase em Energia pelo Rochester Institute of Technology. É co-fundador da CUBi e atualmente responsável pela área de marketing e vendas.