Utilizamos muito esse termo em nosso dia a dia e diversos dos clientes da CUBi são gestores de facilities (facilities manager), mas não é incomum de comentarmos isso fora do contexto desses profissionais e as pessoas não reconhecerem o termo/função mesmo que (sem dúvida alguma) elas já tiveram contato com o trabalho dessas áreas. Foi assim que chegamos à conclusão que valia a pena a produção de um conteúdo relacionando o mundo de tecnologia de gestão de energia com o de facilities.
O que é Facilities / Gestão de Facilities / Serviços Gerais
A gestão de facilities é uma área bem ampla e muito interdisciplinar dentro das organizações, e é normalmente tomada por serviços terceirizados. São atividades extremamente importantes para o funcionamento das companhias, mas que não estão relacionadas ao core business da empresa em si. A área envolve atividades que focam em conforto, segurança e eficiência do ativo (edificação em si) ao integrar pessoas, espaços, processos e tecnologia (já vamos falar desse ponto em específico).
Uma das coisas que mais potencializa essa dificuldade de entendimento do termo “Facilities” é o fato de termos importado o mesmo dos Estados Unidos para uso no cotidiano, mesmo que por lá não se use o termo Facilities para designar a mesma coisa como fazemos por aqui. Se você buscar em qualquer literatura em inglês, sempre verá a função como Facilities Management ou FM, o que se traduz em Gestão de Facilities. Facilities acabou virando o termo comum por aqui para designar a mesma coisa. Existe uma dezena de outros termos que às vezes são usados, como: Gestão de instalações, gestão de serviços gerais, gerenciamento de facilities, gestão de facilidades, gestão de espaços, gestão de ativos e por aí vai…
Da onde surgiu / Tipos de serviços
O termo em si é algo bem antigo, surgiu na década de 60 nos Estados Unidos, principalmente relacionado à terceirização de algumas práticas do setor bancário. Por aqui, a primeira vez que foi (formalmente) visto, foi através de uma tese defendida em 2003 na POLI/USP, sendo que os professores ligados ao tema fundaram a ABRAFAC (Associação Brasileira de Facilities) no ano seguinte, com o intuito de difundir ainda mais o assunto.
Atualmente é estimado que o mercado global de Facilities já supera U$1 trilhão em valor, destes o Brasil possui menos de U$20 bilhões, então existe ainda muito espaço para crescimento (ABRAFAC).
Tipos de serviços em Gestão de Facilities
Se até agora você ainda não se achou no tipo de serviços que estamos nos referindo, vamos para exemplos para ficar mais fácil. É impossível cobrir tudo que existe por aqui, então vamos com os mais comuns:
- Manutenção de equipamentos (é neste ponto que a CUBi é muito utilizada);
- Limpeza
- Segurança
- Recepção e atendimento
- Jardinagem
- Alimentação
Quando comentei no início do texto que todo mundo já teve contato com o mundo de Facilities mesmo sem saber da existência do termo, agora sim pode parar para pensar em quantas edificações você já esteve que esse pontos estavam presentes. Lógico, existe ainda o caso da própria empresa cuidar de tudo isso com seus próprios colaboradores, mas é bem mais comum que sejam equipes especializadas e terceirizadas cuidando de tudo, o que me leva ao próximo ponto ,do porquê essa visão funciona muito bem na prática.
Aquele cafézinho mágico que aparece na hora exata todo dia no escritório, o ar condicionado que sempre mantém a temperatura agradável, a pessoa da portaria que você dá bom dia, o jardinzinho que as pessoas sentam para bater um papo enquanto alguém da segurança faz a ronda e por aí vai.
Benefícios da Gestão de Facilities
Acabei deixando alguns termos pelo caminho que já indicam quais são os benefícios de terceirizar serviços gerais de facilities, mas para quem prefere o resumo da ópera, vamos por aqui.
- Ao contratar uma empresa que faz a gestão destes serviços, a empresa cliente pode focar suas energia no que realmente importa, na geração de valor de seus negócios.
- Redução de custos também é um ponto interessante, pois várias atividades não necessitam de um profissional sempre disponível, e os gestores conseguem alocar a mão de obra de maneira mais eficiente, entre seus diversos clientes.
- A especialização também é algo importante. O seu core business pode não ser a manutenção de HVAC, por exemplo, mas a das empresas contratadas é, então toda a experiência que elas trazem é valiosa.
Tecnologias para Gestão de Facilities
Não sei se você já parou para conectar alguns pontos sobre o que estamos falando, mas vários destes serviços estão envoltos no uso de tecnologia. Na realidade, a tecnologia em si não é necessária. Dá pra se prestar um serviço dessas naturezas sem uso algum de tecnologia, o grande porém (assim como sempre nesse tema) é que a vida fica muito mais difícil para todos; para o cliente (dono do espaço), para o gestor de facilities, para o colaborador terceirizado que executa a função, além de que para todos os outros que passam pelo espaço. Vamos de novo na linha de exemplos, dessa vez pegar a recepção. Qual foi a última vez que você visitou um edifício corporativo sem tirar foto na entrada, fornecer seus dados, pegar o cartão de autorização e por aí vai? Esse é um exemplo super comum de tecnologia totalmente difundida e que facilita uma série de controles e processos e (em teoria) melhora a vida de todo mundo. Esse exemplo foi de algo bem difundido, mas está se tornando cada vez mais comum o Self Check-In, onde a própria pessoa chegando ao local consegue inserir suas informações (em um tablet ou computador), e o próprio sistema faz a validação, liberação, etc. Encontramos isso hoje em aeroportos, eventos, hotéis, coworkings, etc. Nada mais é do que a evolução tecnológica natural do processo.
Com esse exemplo espero que tenha ficado claro o tipo de benefícios e oportunidades que os avanços tecnológicos podem trazer para todas as partes. No exemplo acima, provavelmente, a empresa cliente passou a gastar menos com o serviço de recepção, o gestor de facilities agora pode oferecer o serviço em maior escalada sem depender da contratação de mais pessoas para atendimento e ambos tem muito mais controle das informações que são geradas em tempo real, dos check ins e check outs das pessoas. Para nós na CUBi, é aqui nesse ponto onde atuamos fortemente com nossos clientes gestores de facilities, provendo tecnologias que envolvem a gestão de tudo relacionado a energia elétrica dentro do ativo de seus clientes.
Gestão de Energia em Facilities
Vamos tentar desenhar o cenário dos nossos próprios clientes. Hoje, são gestores de facilities que:
- Tem de cuidar as vezes de dezenas ou centenas de sites/edificações de seus próprios clientes;
- Cada um desses locais possui consumo de energia provindo de tomadas, iluminação, equipamentos de HVAC, servidores, etc…
- Respondem pelas contas de energia dessas empresas, são pressionados para sempre reduzi-las, nunca aumentá-las;
- Recebem perguntas diretas de seus próprios clientes sobre quais equipamentos poderiam ser trocados para melhorar a performance do local ou qual processo poderia ser alterado;
- São cobrados para demonstrar controle sobre a situação e os resultados de projetos e melhorias que estão em curso.
É bastante coisa, ainda mais que essas são as atribuições relacionadas à energia elétrica, normalmente o diretor de facilities ou gerente de facilities responde esses múltiplos pontos para cada tipo de serviço implementado em cada site. O nome do jogo das empresas que acabam performando muito bem aqui é: Tecnologia e Processos. Sem o auxílio de tecnologias capazes de auxiliar o controle de toda a situação de coleta de dados, tratamento da informação e medição de resultados, é impossível prestar o serviço com excelência e em maior escala.
O exemplo da recepção acima, se encaixa perfeitamente nessa descrição. Para um gestor ser capaz de cuidar de 100 portarias no Brasil ao mesmo tempo, a tecnologia usada tem de ser capaz de coletar todos os dados do que está acontecendo em tempo real, apontar problemas na hora caso ocorram e acompanhar sempre indicadores importantes para manter a qualidade do serviço, além de claro, fornecer insumos e informação sobre quais melhorias no processo podem ser implementadas para que o resultado final seja sempre melhor.
É exatamente isso que fazemos hoje com nossos clientes gestores de facilities. Eles utilizam toda a infraestrutura de gestão de energia e inteligência energética da CUBi para implementar monitoramento de energia em tempo real de maneira escalável em seus clientes. Utilizando essa infraestrutura, acompanham em tempo real todos os ativos sob seu cuidado, contando com indicadores que medem com fidelidade a eficiência de cada operação. Caso algum problema apareça, o alerta é instantâneo. A tecnologia que temos por aqui, é capaz de identificar padrões e encontrar oportunidades de melhoria no consumo (e no gasto financeiro) com energia. Nossos clientes, gestores de facilities, consomem desta informação e desdobram ações de melhoria com suas próprias equipes que ficam nestes sites, e é também através da ferramenta da CUBi que a medição de resultados é feita. Esses resultados positivos são sempre apresentados à alta gestão das empresas de facilities, para que todos tenham a visão dos indicadores da operação da empresa como um todo, assim como são apresentados para o cliente final de cada local, que pode ter transparência sobre o que já foi realizado em prol da eficiência e economicidade de cada operação. É um ganha-ganha interessante, onde a ferramenta dá mais controle para o gestor que transforma isso em resultado operacional para seu cliente (que logicamente, fica satisfeito com o serviço contratado) e isso se torna um diferencial super importante na hora da renovação destes contratos e na aquisição de outros.
Um CASE de sucesso real para compartilhar
Em 2020 publicamos um CASE com a Sodexo, sim, a mesma empresa que muitos conhecem por conta de Vale Alimentação e Refeição, ela na verdade possui uma gama muito maior de serviços, a gestão de facilities entre eles. Naquela situação, os resultados obtidos foram publicamente divulgados:
- Economia de energia equivalente ao ROI de 170% sobre o investimento na solução da CUBi;
- Diferencial competitivo para a Sodexo, que favorece a aquisição de novos clientes e renovação de contratos;
- Identificação de oportunidades de redução de custos com energia;
- Criação de uma agenda positiva de eficiência energética para os clientes da Sodexo;
- Uso de dados para um controle transparente de faturas de energia.
Quer ler um pouco mais deste CASE? Só acessar este link da matéria produzida pela Liga Ventures. Matéria.
Espero que este texto tenha ajudado a dar contexto para as pessoas que ainda não estavam familiarizadas com os termos de Gestão de Facilities. Se você é um colaborador de uma empresa de Facilities e quer conhecer mais à fundo o uso da ferramenta da CUBi em operações de clientes ou um gestor local de ativo que necessita de mais controle sobre a operação para destravar gatilhos de oportunidades, fique totalmente à vontade para nos chamar ou navegar em nosso blog por outros conteúdos que falamos sobre exemplos reais de clientes.
