Gestão de Faturas de Energia

Gestão de Faturas de Energia

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Se você já recebeu uma fatura de energia elétrica do grupo A (que recebe energia em média e alta tensão) deve saber que elas podem ser um pouco complicadas de entender. Por essa razão, as enigmáticas contas de energia são muitas vezes desprezadas como um instrumento de gestão e usadas apenas como um boleto a pagar do final do mês. No entanto, cada linha da conta de energia revela informações técnicas e econômicas fundamentais para a gestão energética e que podem fornecer insights sobre como reduzir os gastos com energia elétrica. O cenário se complica ainda mais quando sabemos que não existe um padrão entre as faturas das mais de 50 concessionárias de energia elétrica que atuam em território nacional, então empresas com diversos ativos espalhados pelo país tem um problema ainda maior, mas também um excelente potencial para um sistema de gestão de faturas de energia.

Quem lê nosso blog ou segue nossa newsletter, já sabe que a gestão de dados é uma das peças indispensáveis para evoluir uma estratégia de eficiência energética eficiente. A gestão de faturas desponta como uma das formas mais rápidas e práticas para se dar o pontapé inicial na utilização de dados a favor da empresa. Isso acontece porque as contas de energia são documentos com alta densidade de informação útil e, ao mesmo tempo, pouco é extraído disso devido à alta complexidade e maneira não intuitiva pela qual os dados são apresentados.

 

Os sintomas da necessidade de um sistema de gestão de faturas

Alguns sinais deixam clara a necessidade de uma empresa por um sistema de gestão de faturas, alguns exemplos são:

  • Recebimento de faturas diferentes entre si e referentes a variados ativos;
  • Incidência de multa por atraso no pagamento;
  • Desconhecimento das opções de fornecimento de energia que estão disponíveis;
  • Suspeita que poderia negociar um contrato melhor;
  • Cobrança de multas tecnicamente especificadas na conta (ultrapassagem de demanda contratada e excedentes reativos/baixo fator de potência);
  • Não sabe por onde começar a procurar oportunidades de eficiência energética.
  • Desconfiança que o cálculo da concessionária pode estar errado;
  • Solicitação recorrente de segunda via de faturas;
  • Desconhecimento dos impostos e encargos embutidos em cada conta.

Se você se encaixa em um ou mais dos comportamentos acima, está na hora de pensar em realizar uma melhor gestão das suas faturas de energia. Um sistema de gestão de faturas pode variar do simples até o mais complexo, mas é importante entender que quando falamos sistemas, não estamos nos referimos exclusivamente a um software ou programa, e sim a uma metodologia organizada para tratar as faturas de energia e seus valiosos dados, que pode sim contar com tecnologias para facilitar sua execução.

 

Sistema de Gestão de Faturas

Existe uma infinidade de maneiras de se organizar um sistema de gestão de faturas, mas a que mais gostamos, pode ser dividida em Organização, Processamento e Melhoria/Implementação, explicamos:

 

1. Organização

O objetivo desta fase é coletar e organizar dados. Ela é o processo inicial que boa parte das empresas já realiza parcialmente e que consiste em dois pontos:

  • Receber ou coletar todas as faturas de energia da empresa;
  • Traduzi-las em um formato de arquivo mais prático, o excel sendo o mais comum deles. Cada empresa utiliza o formato que lhe traz mais conforto e praticidade.

A maior parte das empresas já realiza o primeiro ponto, nem que seja por motivos contábeis, já que afinal, as contas precisam ser pagas para os negócios continuarem rodando. Já o segundo ponto é mais incomum e usualmente ocorre apenas com a grandeza de consumo elétrico (kWh) do período. Os dados depois de coletados e organizados são utilizados no passo seguinte.

 

2. Processamento

O objetivo deste passo é transformar os dados coletados acima em informações úteis sobre os gastos com energia elétrica e que podem ser valiosos na hora de tomar de se uma decisão. Fica óbvio que esta etapa só pode acontecer se a etapa anterior, de organização, foi realizada com qualidade.

Existem diversos elementos que podem ser explorados nesta fase, principalmente porque agora, os dados já estão disponíveis para processamento. Nós montamos uma lista simplificada dos elementos e oportunidades de potenciais de economia que podem ser explorados no processamento. É importante destacar que alguns tópicos, mesmo parecendo simples, requerem conhecimento técnico e principalmente experiência da pessoa que desenvolve a análise. Um erro nesta etapa, ou até mesmo na coleta durante a etapa de organização, pode significar prejuízos, então muita atenção na hora de confiar no profissional/empresa realizando o processo.

Geração de energia na ponta

O custo da energia consumida em horários chamados de “ponta” ou “pico” e que variam de distribuidora para distribuidora, são consideravelmente mais custosos e podem impactar muito o valor final da conta. É possível através das faturas de energia, estimar o quanto seria economizado ao se instalar um gerador para funcionar neste mesmo período. Um exemplo prático de um cliente que atendemos aqui na CUBi: cerca de 10% do seu consumo total (kWh) ocorre em horário de ponta, mas isso infere em 28% de sua conta de energia. Percebem o tamanho do impacto que o consumo nesse período pode ter?

 

Enquadramento Tarifário

Existe mais de uma opção tarifária quando estamos falando de faturas de energia de média/alta tensão. Através de uma análise crítica é possível indicar qual das opções tarifárias é a mais vantajosa, e lógico, também é possível dizer o impacto financeiro que a mudança irá trazer caso seja benéfica.

 

Otimização de Demanda

Normalmente, este tópico é mais conhecido que os demais, principalmente por sua simplicidade de implementação depois de realizada a análise. (Para quem não sabe como funciona a Demanda Contratada, visite este post aqui). Não é nada incomum encontrarmos empresas com suas demandas contratadas sub ou sobre-dimensionadas e isso quer dizer desperdício direto de dinheiro todos os meses.

Multas por fator de potência – energia reativa

Outro tópico que uma parte dos gestores reconhece o termo – fator de potência -, mas não faz ideia do que ele significa na prática, quais são as maneiras de resolver os problemas associados a energias reativas, e até mais simples, o quanto de multa está sendo pago a cada mês. Você pode ler mais sobre o tema aqui.

 

Mercado Livre de Energia

O mercado livre de energia movimenta um grande volume de energia no país, cerca de 30% do total atualmente, mas mesmo assim, muitos ou nunca ouviram falar nele ou não tem ideia se são elegíveis, se realmente vale a pena, etc. Para os que não sabem, o Mercado Livre de Energia permite que sua empresa compre energia de outros geradores em condições melhores do que comprar da concessionária de energia. É necessário um esforço maior de gestão do insumo energético, mas os ganhos costumam ser expressivos em uma migração. As informações existentes nas faturas históricas de energia são valiosas na hora de se estimar o potencial de economia com esse tópico.

 

Geração Fotovoltaica

Talvez de todos que já citamos, é o termo mais comum aos ouvidos do cidadão comum, a geração fotovoltaica ou mais chamada de solar. Por ser um termo em evidência, muito falado na mídia e nos diversos mercados, é uma das primeiras perguntas que normalmente escutamos na hora de iniciar projetos de monitoramento ou gestão de faturas com clientes. Eles sempre buscam saber se valeria a pena ou não possuir a tal da geração fotovoltaica nos telhados ou áreas que a empresa possui. Através das faturas de energia é possível ter uma boa idéia do potencial e investimento necessários para cada situação.

 

Estes são só algumas aplicações possíveis, existindo muitas outras possibilidades de se trabalhar com dados coletados em faturas de energia, principalmente quando se trata de alimentar processos internos de gestão. Um bom exemplo é a criação de indicadores de produtividade que podem ser acompanhados todos os meses. Sempre buscamos nos apoiar em indicadores do tipo quando implementamos projetos de monitoramento de energia, mas para clientes que não possuem sistemas de monitoramento, sempre sugerimos que comecem com o primeiro passo de realizar esse processo através de faturas de energia. Ele pode ser bastante enriquecedor para acompanhar a performance energética da empresa já que na maioria esmagadora dos casos, o consumo de energia elétrica está diretamente associado ao volume de produção da empresa.

 

3. Melhoria/Implementação

Esta é a fase que consideramos como final, mas que na realidade seu objetivo é não só avaliar a implementação mais a fundo de cada oportunidade levantada na fase de processamento, mas também reunir os aprendizados e peculiaridades do processo para melhorar as etapas anteriores. Um exemplo: Não é incomum depois da etapa de processamento, as empresas terem de revisitar todas as faturas de energia que já foram processadas para coletar algum dado específico que não estava sendo inserido anteriormente no sistema, seja porque não sabiam que aquela informação era importante ou até mesmo qual era o seu significado. Em casos como esse, em que se aprende o significado e real valor da informação, é importante que se melhore o processo de Organização, para que as “novas” informações passem a ser coletadas e estejam facilmente disponíveis para análises futuras.

Outra parte importante é a comunicação entre cada um desses processos, exemplo: depois de avaliadas todas as oportunidades, a empresa decide por implementar algumas delas. Quem cuida da etapa de processamento, precisa saber das ações que estão sendo tomadas, já que agora uma nova atividade de verificação deverá acontecer na etapa de processamento, garantindo-se que alguém está fazendo o controle das reduções que devem ocorrer. Neste momento, o uso de indicadores como citamos acima é imprescindível. As vezes (e não é incomum), as empresas abraçam uma das oportunidades de melhoria e a implementam, porém, no mesmo período, a produção sofre um aumento considerável. Se não temos acesso a um indicador que relacione energia elétrica com a produção, não temos como saber se a redução realmente ocorreu e foi mascarada pelo aumento da demanda de produção do processo. Quando temos indicadores, podemos equalizar esse tipo de situação e ser bastante assertivos na análise.

 

Todas as etapas que descrevemos acima podem ser realizadas integralmente dentro da própria empresa, ou elas podem ser terceirizadas em parte ou na totalidade. É possível encontrar serviços de coleta e processamento automatizado de faturas de energia, mais comum entre empresas que possuem muitos ativos e que só a parte de organização já demanda bastante esforço de uma equipe. É possível encontrar empresas que fazem o processamento em busca de oportunidades, mas este serviço é muito comum que seja realizado de forma manual por consultores especializados. E por último, existe uma listagem grande de empresas que atuam na implementação dessas melhorias identificadas, cada uma com sua especialidade.

Um serviço completo de gestão de faturas de energia envolve: a coleta e processamento automatizado de todas as faturas de energia elétrica e o seu processamento, também automatizado, em busca de oportunidades de melhoria. Se oportunidades são encontradas, o próprio sistema de gestão de faturas já oferece uma empresa de confiança especializada para a implementação da melhoria. A CUBi, em conjunto com a Engecomp, um parceiro especializado também em monitoramento de energia, passou a oferecer um serviço de gestão de faturas de energia automatizado, que pode ser acessado AQUI.

Independente da forma de controle escolhida, é sempre importante utilizar todas as informações disponíveis para realizar uma boa gestão de energia elétrica, já que o insumo energético é um dos elementos mais importantes existente hoje na matriz produtiva nacional. Se sua empresa está iniciando a jornada de controle do insumo, a gestão de faturas de energia é sem dúvidas, o passo mais simples, barato e efetivo para começar com o pé direito e nós podemos ajudar nisso.

 

 

Rafael Turella cubi Rafael Turella    Rafael Turella
Engenheiro Ambiental pela UNESP Sorocaba e mestre em Sistemas Sustentáveis com ênfase em Energia pelo Rochester Institute of Technology. É co-fundador da CUBi onde atua como responsável pelas áreas de análise de dados e comercial.

 

 

Ricardo Dias    Ricardo Dias - CUBi
Engenheiro ambiental e urbano pela UFABC e mestre em Sistemas Sustentáveis com ênfase em Energia pelo Rochester Institute of Technology. É co-fundador da CUBi onde atua como gestor de operações

 

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