Gestão de Faturas de Energia: o que é e como fazer? [2023]

Se você já recebeu uma fatura de energia elétrica do grupo A (que recebe energia em média e alta tensão) deve saber que elas podem ser um pouco complicadas de entender. Por essa razão, as enigmáticas contas de energia são muitas vezes desprezadas, mas são elas que possuem um excelente potencial para um sistema de gestão de faturas de consumo de energia.

Cada linha da conta de energia revela informações técnicas e econômicas fundamentais para a gestão energética e que podem fornecer insights sobre como reduzir os gastos com energia elétrica.

O cenário se complica ainda mais quando sabemos que não existe um padrão entre as faturas das mais de 50 concessionárias de energia elétrica que atuam em território nacional, então empresas com diversos ativos espalhados pelo país tem um problema ainda maior, já que precisam lidar com diversos modelos de faturas e que muitas vezes nem respeitam as regras básicas da ANEEL. O que mais acontece (e é um desperdício), são empresas olhando para as faturas puramente como boletos à serem pagos.

Quem lê nosso blog ou segue nossa newsletter, já sabe que a gestão de dados é uma das peças indispensáveis para evoluir uma estratégia de eficiência energética eficiente.

A gestão de faturas de energia desponta como uma das formas mais rápidas e práticas para se dar o pontapé inicial na utilização de dados a favor da empresa. Isso acontece porque as contas de energia são documentos com alta densidade de informação útil e, ao mesmo tempo, pouco é extraído disso devido à alta complexidade e maneira não intuitiva pela qual os dados são apresentados. Temos um novo artigo focado em te mostrar as principais informações da conta de luz!

Sintomas da necessidade de uma Gestão de Faturas de energia

Alguns sinais deixam clara a necessidade de uma empresa por um sistema de gestão automatizada de faturas de energia, alguns exemplos são:

• Recebimento de fatura com modelos diferentes entre si e referentes a variados ativos;
• Incidência de multa por atraso no pagamento;
• Dificuldade na coleta de faturas em escala
• Dificuldade na digitação e equalização das faturas de energia recebidas.
• Desconhecimento das opções de fornecimento de energia que estão disponíveis;
• Suspeita que poderia negociar um contrato melhor;
• Cobrança de multas tecnicamente especificadas na conta (ultrapassagem de demanda contratada e excedentes reativos/baixo fator de potência);
• Não sabe por onde começar a procurar oportunidades de eficiência energética.
• Desconfiança que o cálculo da concessionária pode estar errado;
• Solicitação recorrente de segunda via de faturas;
• Desconhecimento dos impostos e encargos embutidos em cada conta.

Se você se encaixa em um ou mais dos comportamentos acima, está na hora de pensar em realizar uma melhor gestão das suas faturas de energia.

Um sistema de gestão de faturas pode variar do simples até o mais complexo, mas é importante entender que quando falamos sistemas, não estamos nos referimos exclusivamente a um software ou programa, e sim a uma metodologia organizada para tratar as faturas de energia e seus valiosos dados, que pode sim contar com tecnologias para facilitar sua execução.

Sistema de Gestão de Faturas

Existe uma infinidade de maneiras de se organizar um sistema de gestão de faturas, mas a que mais gostamos, pode ser dividida em Coleta, Digitalização, Análise e Melhoria/Implementação, explicamos:

1. Coleta de Faturas de Energia

O objetivo desta fase é coletar informação. Ela é o processo inicial que boa parte das empresas já realiza parcialmente (pelo menos de alguma forma) e pode ocorrer de algumas formas:

• Receber faturas físicas diretamente no endereço de cadastro (pior dos cenários)
• Receber contas de energia por E-mail
• Coletar faturas diretamente no portal das distribuidoras

Esse primeiro ponto pode se apresentar como uma dor para empresas que lidam com maiores quantidades de unidades consumidoras E/OU que possuem ativos em diversas distribuidoras de energia diferentes.

Exemplo: no primeiro cenário, gestor(a) precisa acessar um único site, mas logar em 20, 50, 100, etc contas diferente, usuários diferentes, digitar senhas, Captchas, pra daí então baixar as faturas do mês atual. No segundo cenário, pode ser poucas faturas, mas diferentes distribuidoras, portais, formatos usuários, senhas, outros Captchas, já deu pra entender a situação né? Só quem já cuidou de um processo desses, sabe o quão repetitivo e maçante é.

2. Digitalização das Faturas de Energia

O objetivo desta fase é organizar dados. Se o processo anterior foi realizado, agora temos uma montanha de PDFs emitidos pelas diferentes concessionárias de energia. É hora de transformar esses .PDFs em informação útil. O que vai acontecer aqui é:

• Extrair dados das contas de energia que estão em PDF, e isso pode ser realizado de algumas formas, como:
  • Extração de dados de faturas de energia de forma manual, olhando o PDF e digitando em uma planilha, por exemplo
  • Através de sistemas próprios da empresa, já pré configurados e capazes de coletar informações desses PDFs
  • Através de um sistema especializado de processamento de faturas, como é o caso aqui da CUBi.
• Não só extrair os dados, mas o desafio é levar em consideração todos os diferentes modelos de contas de energia existentes no Brasil (são algumas centenas), PADRONIZAR a informação e só então adicionar em uma ferramenta de controle.

Nem preciso dizer que caso o processo seja manual, existe um desafio de ler os documentos e ir digitando sem cometer erros, já que as tarifas costumam ter 6 casas decimais (então é fácil fácil cometer erros).

Mais do que digitar faturas, o desafio real está na equalização das informações. As distribuidoras usam nomes diferentes para os mesmos elementos, algumas consideram os impostos, outras não, algumas separam a TE da TUSD, outras não, algumas sempre adicionam a divisão de consumo reservado, outras não. E por aí vai. Sendo esse o cenário, não tem palavra melhor para definir do que CAOS. As pessoas responsáveis pelo tema precisam então conhecer a fundo cada modelo de fatura de energia, suas regras embutidas, a forma de fazer os cálculos para chegar ao total.

Existem dois motivos principais para as empresas chegarem até aqui no processo:

1 – Garantir o pagamento das faturas

2 – Realizar uma estratégia de gestão energética das unidades consumidoras

A maior parte das empresas já realiza o primeiro ponto, nem que seja por motivos contábeis, já que afinal, as contas precisam ser pagas para os negócios continuarem rodando. Isso pode ser um ponto de dor também para algumas empresas, onde o controle e organização visa garantir que não haja o corte de fornecimento (bastante comum em segmentos como farmácias e canteiros de obras, por exemplo).

Já o segundo ponto, não é tão comum e difundido, mas é realizado por empresas mais maduras que enxergam o tamanho da oportunidade que é realizar uma gestão energética adequada usando as faturas como insumos. São estas empresas que praticam os próximos passos abaixo.

3. Análise de dados de faturas de energia

O objetivo deste passo é transformar os dados coletados acima em informações úteis sobre os gastos com energia elétrica e que podem ser valiosos na hora de se tomar uma decisão. Fica óbvio que esta etapa só pode acontecer se a etapa anterior, de organização, foi realizada com qualidade.

Existem diversos elementos que podem ser explorados nesta fase, principalmente porque agora, os dados já estão disponíveis para processamento. Nós montamos uma lista simplificada dos elementos e oportunidades de potenciais de economia que podem ser explorados no processamento.

É importante destacar que alguns tópicos, mesmo parecendo simples, requerem conhecimento técnico e principalmente experiência da pessoa que desenvolve a análise. Um erro nesta etapa, ou até mesmo na coleta durante a etapa de organização, pode significar prejuízos, então muita atenção na hora de confiar no profissional/empresa realizando o processo.

A. Geração de energia na ponta

O custo da energia consumida em horários chamados de “ponta” ou “pico” e que variam de distribuidora para distribuidora. São horários consideravelmente mais custosos e podem impactar muito o valor final da conta.

É possível através das faturas de energia, estimar o quanto seria economizado ao se instalar um gerador para funcionar neste mesmo período. Um exemplo prático de um cliente que atendemos aqui na CUBi: cerca de 10% do seu consumo total (kWh) ocorre em horário de ponta, mas isso infere em 28% de sua conta de energia. Percebem o tamanho do impacto que o consumo nesse período pode ter?

O Case da Itograss (indicado acima) fala justamente sobre esse assunto.

B. Enquadramento Tarifário

Existe mais de uma opção tarifária quando estamos falando de faturas de energia de média/alta tensão. Através de uma análise crítica é possível indicar qual das opções tarifárias é a mais vantajosa, e lógico, também é possível dizer o impacto financeiro que a mudança irá trazer caso seja benéfica.

Temos um post focado no tema que pode ser acessado aqui: Enquadramento Tarifário | CUBi

C. Otimização de Demanda

Normalmente, este tópico é mais conhecido que os demais, principalmente por sua simplicidade de implementação depois de realizada a análise. (Para quem não sabe como funciona a Demanda Contratada, visite este post aqui).

Não é nada incomum encontrarmos empresas com suas demandas contratadas sub ou sobre-dimensionadas e isso quer dizer desperdício direto de dinheiro todos os meses. Uma dica de ouro aqui: nem sempre tomar multa em alguns momentos é algo ruim. Uma demanda perfeitamente otimizada pode sim contar com multas em alguns meses do ano, desde que o montante financeiro gasto no ano como um todo seja o menor possível.

D. Multas por fator de potência – energia reativa

Outro tópico que é facilmente reconhecido por gestores – fator de potência -, mas que em muitos casos não fazem ideia do que ele significa na prática, quais são as maneiras de resolver os problemas associados a energias reativas, e até mais simples, o quanto de multa está sendo pago a cada mês. Olhar para a multa de 1 ativo é fácil, mas para quem possui dezenas, centenas ou milhares de unidades consumidoras o jogo é outro.

E. Mercado Livre de Energia

O mercado livre de energia movimenta um grande volume de energia no país, cerca de 30% do total atualmente, mas mesmo assim, muitos ou nunca ouviram falar nele ou não tem ideia se são elegíveis, se realmente vale a pena, etc.

Para os que não sabem, o Mercado Livre de Energia permite que sua empresa compre energia de outros geradores em condições melhores do que comprar da concessionária de energia.

É necessário um esforço maior de gestão do insumo energético, mas os ganhos costumam ser expressivos em uma migração. As informações existentes nas faturas históricas de energia são valiosas na hora de se estimar o potencial de economia com esse tópico.

Temos um post focado neste tema, que pode ser acessado aqui: Mercado Livre | CUBi

F. Geração Fotovoltaica

Talvez de todos que já citamos, é o termo mais comum aos ouvidos do cidadão comum, a geração fotovoltaica ou mais chamada de solar. Por ser um termo em evidência, muito falado na mídia e nos diversos mercados, é uma das primeiras perguntas que normalmente escutamos na hora de iniciar projetos de monitoramento ou gestão de faturas de consumo com clientes.

Eles sempre buscam saber se valeria a pena ou não possuir a tal da geração fotovoltaica nos telhados ou áreas que a empresa possui. Através das faturas de energia é possível ter uma boa idéia do potencial e investimento necessários para cada situação.

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Estes tópicos acima são só algumas aplicações possíveis, existindo muitas outras possibilidades de se trabalhar com dados coletados em faturas de energia, principalmente quando se trata de alimentar processos internos de gestão.

Um bom exemplo é a criação de indicadores de produtividade que podem ser acompanhados todos os meses. Sempre buscamos nos apoiar em indicadores do tipo quando implementamos projetos de monitoramento de energia, mas para clientes que não possuem sistemas de monitoramento, sempre sugerimos que comecem com o primeiro passo de realizar esse processo através de faturas de energia.

Ele pode ser bastante enriquecedor para acompanhar a performance energética da empresa já que na maioria esmagadora dos casos, o consumo de energia elétrica está diretamente associado ao volume de produção da empresa.

4. Melhoria/Implementação

Esta é a fase que consideramos como final, seu objetivo é não só avaliar a implementação de cada oportunidade de economia levantada na fase de processamento, mas também reunir os aprendizados e peculiaridades do processo para melhorar as etapas anteriores.

Um exemplo: Não é incomum depois da etapa de processamento, as empresas terem de revisitar todas as faturas de energia que já foram processadas para coletar algum dado específico que não estava sendo inserido anteriormente no sistema, seja porque não sabiam que aquela informação era importante ou até mesmo qual era o seu significado.

Em casos como esse, em que se aprende o significado e real valor da informação, é importante que se melhore o processo de Organização, para que as “novas” informações passem a ser coletadas e estejam facilmente disponíveis para análises futuras.

Outra parte importante é a comunicação entre cada um desses processos, exemplo: depois de avaliadas todas as oportunidades, a empresa decide por implementar algumas delas.

Quem cuida da etapa de processamento, precisa saber das ações que estão sendo tomadas, já que agora uma nova atividade de verificação deverá acontecer na etapa de processamento, garantindo-se que alguém está fazendo o controle das reduções que devem ocorrer.

Neste momento, o uso de indicadores como citamos acima é imprescindível. As vezes (e não é incomum), as empresas abraçam uma das oportunidades de melhoria e a implementam, porém, no mesmo período, a produção sofre um aumento considerável.

Se não temos acesso a um indicador que relacione energia elétrica com a produção, não temos como saber se a redução realmente ocorreu e foi mascarada pelo aumento da demanda de produção do processo. Quando temos indicadores, podemos equalizar esse tipo de situação e ser bastante assertivos na análise.

Todas as etapas que descrevemos acima podem ser realizadas integralmente dentro da própria empresa, ou elas podem ser terceirizadas em parte ou na totalidade. Fale com os nosso especialistas caso tenha dúvida sobre o seu caso.

É possível encontrar serviços de coleta e processamento automatizado de faturas de energia, mais comum que seja usado por empresas que possuem muitos ativos e que só a parte de organização já demanda bastante esforço de uma equipe.

Um serviço realmente completo de gestão automatizada de fatura de energia envolve a junção de tudo que mencionei acima. Primeiro a coleta e o processamento automatizado de alto volume de faturas de energia, independente da distribuidora que as emitiu, depois o uso de inteligências avançadas e conhecimento técnico aplicado em escala para que o sistema faça o trabalho “pesado” de identificar as oportunidades existentes e até quantificá-las para que os analistas e gestores possam se preocupar mais em quais ações querem tomar do que em passar o dia decifrando faturas e digitando dezenas de campos.   

Cuidados a serem tomados na hora de escolher uma empresa de Gestão de Faturas de Energia

Muito cuidado na hora de realizar a escolha de alguma solução caso sua opte por um software de gestão de faturas externo. A verdade é que muitas empresas possuem tecnologias para extrair dados de PDF, um serviço bastante comum desde a época que se iniciaram as empresas de gestão de TELECOM. É possível inclusive encontrar serviços de digitação manual no Brasil e fora dele. O segredo e o risco está na parte de entender, e alocar corretamente essa informação. As regras brasileiras são complexas, cada empresa faz de uma forma, sem padrão e que inclusive recebe mudanças todos os meses em suas estruturas de faturamento, então na hora da escolhe busque uma empresa FOCADA em faturas de energia e evite problemas.
Independente da forma de controle escolhida, é sempre importante utilizar todas as informações disponíveis para realizar uma boa gestão de energia elétrica, já que o insumo energético é um dos elementos mais importantes existente hoje na matriz produtiva nacional.

Se sua empresa está iniciando a jornada de controle do insumo, a gestão de faturas de energia é sem dúvidas, o passo mais simples, barato e efetivo para começar com o pé direito e nós podemos ajudar nisso.

Rafael Turella

Engenheiro ambiental pela UNESP e mestre em Sistemas Sustentáveis com ênfase em Energia pelo Rochester Institute of Technology. É co-fundador da CUBi e atualmente responsável pela área de marketing e vendas.